会社説明会代行でできること、手法や費用を比較解説！さらに工数とコストを削減する「第3の選択肢」とは？

会場の手配に備品のチェック、当日の受付対応……。説明会シーズンになると、準備や当日対応が思った以上に負担になっていませんか？特に3月は、土日の説明会や採用イベントに加え、新入社員の受け入れ準備も重なります。人事担当者のリソースが限界を迎えるタイミングではないでしょうか。

そんな中、近年密かに注目を集めているのが「説明会代行」という選択肢です。煩雑な業務を外部に委託し、「学生と向き合う時間」を作る『採用代行（RPO）』が浸透しつつあります。実は、会社説明会もこの代行サービスの対象です。

本記事では、採用現場の負担を軽減する「説明会代行」の詳細や任せられる業務範囲、費用相場からメリット・デメリットを解説。さらに人による代行以外の第3の選択肢についてもご紹介します。

会社説明会代行ではどんなことを依頼できる？

説明会代行では、説明会にまつわるあらゆる実務が対象です。
企画準備から当日運営はもちろん、事後のアンケート集計なども可能なケースが多いので、予算に応じて代行業者と相談して依頼する業務の範囲を決めるのがおすすめです。

依頼できる主な業務内容例

説明会代行費用の目安

一般的な費用相場は、説明会実施にかかる業務一式で1回あたり10万円〜50万円程度です。「当日のスピーカー登壇のみ」や「資料作成のみ」など部分的な依頼であれば、2万円〜10万円といった低価格での依頼もできます。

年間で複数回実施する企業向けに、お得なパッケージプランを用意している業者もあります。その場合、1回あたりの単価は割安になります。また、対面ではなくオンラインで説明会を開催する場合は、対面よりも費用が抑えられる傾向にあります。

見積を依頼する場合は、自社の説明会の1回あたりの参加学生数の規模・年間の開催数・開催形式などを伝えて確認すると良いでしょう。

説明会代行を利用するメリットは工数削減以外にもある

代行サービスを活用することで、何よりもまず繁忙期の負担の軽減が期待できます。しかし工数削減以外にもメリットはあります。

突発的なトラブルにも対応できる体制の構築

説明会を開催するにも毎回の日程調整や会場準備、当日の受付など、さまざまな業務が発生します。ただでさえ他の業務との両立が大変なのに、参加者の当日キャンセルや、迷ってしまって会場にたどり着けない学生がいる……などトラブルはつきものです。そんな時も代行業者のサポートがあれば安心。トラブル対応はプロに任せることで、安心して重要業務に専念できます。

プロのノウハウや知見を吸収できる

代行業者は数多くの企業のサポートを行っているので、運営をスムーズに行う専門的なノウハウを持っています。プレゼンテーション資料の作成や当日の発表も、経験豊富なプロであれば「情報をわかりやすく整理する技術」や「話し方・伝え方」の面で大いに参考になる点があります。説明会の経験が少ない人事担当者の方はもちろん、従来のやり方に行き詰まりを感じている場合は代行を通じて新しい知見を取り入れてみるのも良いかもしれません。

説明会代行のデメリットとよくある落とし穴

一方で、外注には避けて通れないデメリットやリスクも存在します。

企業理解のためのすり合わせに時間がかかる場合がある

会社の魅力が最大限に伝わる説明会にするには、説明を行う人自身がその企業をしっかりと理解することはもちろん、本番前の綿密な打ち合わせも欠かせません。珍しい業界・事業内容で説明が難しい場合や、あるいは他社との差別化がうまくできない場合などでは、事前のやり取りや調整に思った以上に時間をとられてしまうケースがあります。代行業者にも得意分野や経験の差がありますので、事前に実績を確認してパートナーを選ぶことが重要です。

社内にノウハウが蓄積しにくい

運営を外注し続けると、学生がどのような反応を示したか、どの説明が響いたかといった細かなニュアンスが社内に蓄積されにくく、外部依存から抜け出せなくなる懸念があります。導入の際は、ノウハウの吸収も視野に入れましょう。PDCAや改善提案まで行う業者に依頼すること、そして完全外注にはせず自社社員も運営に加わることが有効です。

「社風」が伝わらず「人事の人柄」で学生を惹きつけられない

説明そのものを代行してもらう際の最大の懸念点は「アトラクト（惹きつけ）」です。プロの司会者は話し方こそ完璧ですが、自社への愛着や実体験に基づく「熱量」はどうしても薄くなります。どんなに上手に話せたとしても、熱量が伴わない場合、学生はどこか物足りなさを感じてしまいます。

実際にZ世代を対象に当社が行った「志望度が上がった説明会の理由」の調査でも、上位を占めていたのは「社員や会社の雰囲気」「働くイメージ」に関するものでした。学生は説明会を通じて「どんな人と働くか」を鋭く観察している様子が見受けられます。

出典：MIL株式会社「会社説明会に関するZ世代400名調査レポート」

もし説明そのものを代行してもらう場合は、少なくともできる限り自社の社員に近い雰囲気の方にお願いするようにしましょう。

工数削減と社風の伝達を両立する「第3の選択肢」

「代行では社風が伝わらないが、自社開催では工数が足りない」。
このジレンマを解決するのが、第3の選択肢である「オンデマンド形式での動画」による代行です。

なぜ今「オンデマンド説明会」なのか？

「最高の1回」を何度でも繰り返し届けられる

「たった5人しか参加しない説明会に、現場のエース社員に登壇してもらうのは心苦しい…」
こんな経験はありませんか？

志望度が上がる会社説明会を実現するには、学生を惹きつける魅力をもった人事担当者や先輩社員の登壇が理想的です。しかし、そうしたエース社員は業務も忙しく、必ずしも毎回の説明会に参加することは難しいですよね。

人柄や熱量で惹きつけることが難しい代行と異なり、動画による説明会であれば、例え参加者が1人であっても常に最高クオリティの説明会を届けることが可能です。

「オンデマンド形式での動画」による説明会代行を成功させるコツ

「オンデマンド説明会なら工数削減になる」と聞いて、これまでにも「YouTube等で説明会動画をアップしてみたけれど、効果が分からなかった」と思った方もいらっしゃるのではないでしょうか。

実際当社が行った調査でも、YouTube等を活用したオンデマンド形式の説明会は、実施率も継続意向もいずれも低く、その理由として「成果が見えにくく、実施・継続する価値が判断できない」が上位に位置していました。

出典：MIL株式会社「【26卒新卒採用】約300社の人事採用担当者の声が分かる『説明会白書』」

YouTube等従来の方法では、学生一人ひとりが「視聴したのか／していないのか」「どこに興味を持って、何%くらい視聴したのか」といったデータが取得できませんでした。したがって、動画はあくまで補助的な利用にとどまり、別途対面やオンラインの説明会に参加してもらう必要がありました。「会社の説明」はできても、「会社説明会」の代替にはなっていなかったのです。

しかし、例えば弊社サービス「リクルートミル」では、オンデマンド形式でありながら、学生の出席有無や、興味関心がどこにあるのかなども個別に判別可能な説明会が実現できるようになりました。さらに、学生自身が興味のある内容を選びながら視聴できるため、自分に合った理解が進み、納得感も高まりやすくなります。

説明会動画の視聴が完了した学生にはATS等で次の選考への案内を送ることで、人事が介在しなくても学生の選考プロセスを前に進めることができます。
我々はこれを「説明会の自動化」と呼んでいます。

人ではなく「動画に任せる」という選択肢もご検討ください

説明会代行は、一時的なリソース不足を補ったり、経験の浅いメンバーがプロの知見を吸収したりする方法としては非常に有効です。しかし、もし貴社が「工数をかけずに説明会開催数をもっと増やしたい」「自社のメンバーなら最高の説明会を開催する自信がある」というような場合は、「説明会自動化」が向いているかもしれません。

「説明会自動化」についてもっと詳しく知りたい方へ